Céline Guyon est archiviste et maître de conférence associée à l’Enssib où elle co-dirige le master Archives numériques. Elle est depuis 2019 présidente de l’Association des archivistes français. Elle a publié  une série d’articles sur le concept d’archives et son renouvellement en contexte numérique dont “Le concept d’archives : d’une définition à l’autre” en 2016, “Archives, données et transformation numérique” en 2018 et “La fabrique de l’archive : le rituel de la collecte des archives” (Gazette des archives, n°253, 9-17) en 2019.

Cet article a fait l’objet d’une communication donnée lors de la 1^ère séance du séminaire de recherche “Les données à mille temps“, organisé à l’Enssib  par Agnieszka Tona en juillet dernier,

Anne Both, anthropologue qui s’est immergée dans le quotidien d’un service d’archives décrit l’univers des archives comme :

« un univers à la fois prosaïque et vertigineux, dans lequel l’éternité programmée de la mission de conservation et la masse toujours exponentielle des documents se conjuguent pour peser de tout leur poids sur cette mise en ordre du temps ^[1]» (Both, 2017).

L’archiviste entretient en effet un rapport singulier au temps. Il est tout d’abord dans une forme d’aller-retour constant entre le présent et le passé : il a le pouvoir de faire surgir le passé dans le présent de la salle de lecture^[2]. Mais également entre le passé et le futur. Car, c’est au présent que l’archiviste évalue l’intérêt des archives pour demain : on sélectionne au présent quels documents conserver pour témoigner, demain, de la société et de l’administration d’aujourd’hui. La pratique archivistique repose en effet sur l’évaluation des documents qui est définie comme :

« une fonction archivistique fondamentale visant à déterminer l’utilité administrative, l’intérêt historique et le traitement final des documents » (dictionnaire de terminologie archivistique, 2002).

L’évaluation a deux fonctions : fixer la durée (i.e. le temps) pendant lequel un producteur doit conserver ses archives et sélectionner les archives qui, à l’issue de cette durée, seront conservées à titre historique, c’est-à-dire sans limitation de temps, pour l’éternité. Il s’agit de prendre en compte, au-delà des besoins immédiats des organismes qui gèrent les archives, les besoins passés et futurs des utilisateurs.

Ce rapport au temps long est, me semble-t-il, tout à fait singulier aujourd’hui, dans une société marquée par la tyrannie de l’immédiateté. J’illustrai ici mon propos par un détour par l’Open data qui pour moi est encore dans une forme d’impensé du temps. C’est-à-dire qu’on encourage la mise à disposition de jeux de données dont la qualité principale est d’être des données fraîches et qu’on ne s’est pas encore préoccupé de la question de l’historisation des jeux de données ; aujourd’hui, la problématique de l’écrasement des jeux de données (et donc une forme de compression du temps) émerge, comme en témoignent des débats récents dans la communauté des ré utilisateurs^[3].

Le temps est en quelque sorte la matière première de l’archiviste, qu’il façonne et modèle au travers de ses différentes interventions.

Qu’en est-il du temps de l’archive ? Le temps transforme-t-il l’archive ?

Les archives ne naissent pas avec le temps : les archives ne sont pas les documents qui ont passé l’épreuve du temps et de la sélection par les archivistes, pour être conservées indéfiniment. Un document ne devient pas « archive », il est archive dès sa création. La loi définit les archives comme :

« l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité ^[4]»

Ce qui caractérise les archives, c’est leur caractère organique ; elles sont produites par l’ordre naturel d’une activité. Elles se constituent de manière automatique, sans intervention de l’archiviste. Bruno Bachimont parle de « l’automaticité » de l’archive en tant que « manifestation causale et non intentionnelle de l’activité^[5] ».

Ce caractère organique des archives permet de faire le train d’union entre les « papiers de bureaux »^[6] (les archives dans les administrations) et les sources historiques (les archives conservées dans les services d’archives patrimoniaux). Pour l’archiviste, il existe un continuum entre la charte médiévale et l’acte d’engagement signé hier par une collectivité dans le cadre d’un marché public. Les archives sont perçues comme étant toujours en devenir, elles sont toujours susceptibles d’être transfigurées par de nouveaux utilisateurs, dans des contextes nouveaux^[7].

Ce qui change dans l’existence des archives, ce sont les usages qui sont faits des archives.

Dans les années 1950, l’archiviste américain Théodor Schellenberg apporte une contribution majeure à l’archivistique (qui fait toujours référence aujourd’hui), en introduisant une distinction entre les archives, selon leur valeur autour des concepts de valeur primaire et valeur secondaire.

On retrouve cette dualité des archives dans les dispositions générales du Livre II du Code du patrimoine consacrée aux archives :

« La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».

La valeur primaire ou première est associée à la fonction du document pour celui qui le produit, au sein d’une activité et de preuve administrative, légale ou financière, c’est-à-dire les raisons pour lesquelles le document a été produit. La valeur secondaire ou seconde est associée à la fonction de témoignage et d’information. La valeur secondaire des archives se définit :

« […] comme étant la finalité du document d’archives fondée sur ses utilités secondes ou scientifiques. »^[8] (Couture, 1999).

La valeur secondaire se rapporte à une utilisation des archives pour des raisons autres que celles pour lesquelles elles ont d’abord été créées.

Valeur primaire et valeur secondaire se succèdent donc dans le temps, selon une courbe inversée : la valeur primaire (le dossier est utile au producteur) va en s’atténuant tandis que la valeur secondaire s’accroît jusqu’à ce que finalement les documents soient communicables au public. Ces deux valeurs coïncident avec d’une part l’âge des « documents administratifs » ou archives vivantes dites aussi courantes et l’âge des « documents historiques » ou archives archivées définitivement.

Pérotin, archiviste français qui a élaboré, dans les années 1960, la théorie des 3 âges des archives, s’est appuyé sur cette courbe des valeurs pour justifier la conservation des archives plus ou moins loin du bureau du producteur en fonction des fréquences d’utilisation et introduire entre l’âge administratif et l’âge historique, un âge dit intermédiaire où les valeurs primaires et secondaires sont simultanément basses^[9] (Perotin, 1960). Pérotin associe en effet à chacun des 3 âges un lieu de conservation^[10].

A l’âge administratif, les archives sont dites vivantes car elles sont régulièrement mises à jour. Le basculement de l’âge courant à l’âge intermédiaire correspond au moment où les archives ne sont plus mises à jour c’est-à-dire que l’activité à laquelle elles se rapportent est achevée : le dossier d’affaire est clos ; la décision a été validée et son contenu en a été figé par la signature.

La théorie des 3 âges correspond à une forme d’espace-temps de l’archive : elle vise « à fournir à l’archiviste les moyens qui lui permettront d’assumer pleinement la gestion des documents d’archives et ce, tant dans l’espace que le temps »^[11] (Yvon Lemay et Anne Klein, 2014) et assurer une meilleure gestion du processus de formation des archives dites historiques. L’enjeu pour Y. Pérotin est d’obtenir « que les bureaux fabriquent de bonnes archives et constituent des dossiers que n’encombrent pas les inutilités » (Perotin, 1961)^[12].

En 1979, cette approche de la gestion du temps de l’archive autour de la succession de 3 âges est inscrite dans la loi (aujourd’hui le Code du patrimoine) et sert depuis de grille de lecture pour déterminer les responsabilités liées à la conservation des archives et les lieux de conservation des archives. La pratique archivistique française s’est donc construite sur une vision linéaire et séquentielle du temps de l’archive, découpé en 3 phases.

Cette approche linéaire découpé en phases a eu une influence en dehors de la sphère archivistique. Le temps des données à caractère personnel est pensé par la CNIL selon ces mêmes 3 phases, avec cependant une distinction introduite entre la conservation et l’archivage. La CNIL réserve en effet le terme « archivage » aux archives définitives et utilise le terme « conservation » pour les archives courantes et intermédiaires^[13].

Le renouvellement méthodologique de la pratique archivistique : augmentation, accélération, records continuum

Les années 1960-1970 sont marquées par une intense réflexion et théorisation de la pratique archivistique qui se traduit par un renouvellement méthodologique. Et ce n’est pas anodin. Depuis les années 1950, les archivistes sont en effet confrontés à une augmentation très importante du nombre de documents produits par l’administration et donc du nombre de documents à collecter et à traiter.

Cette augmentation que certains archivistes appellent révolution s’explique par deux raisons principales. C’est d’une part la conséquence du développement de l’administration avec notamment l’accroissement du nombre de ses domaines d’attributions :

« la complexité de la gestion administrative et du management économique exige un nombre sans cesse accru de procédures, d’enquêtes, d’analyses, dont chacune est productrice de documents ^[14]» (Duchein, 1973).

Et, d’autre part, l’introduction de techniques de reproduction des documents avec la mécanographie qui :

« entraîne une multiplication des documents en vertu de la pratique de plus en plus répandue, des envois de documents « pour information » à un grand nombre de services ».

A la même époque, la recherche historique se transforme avec le développement de l’histoire quantitative et l’étude de phénomènes de masse qui nécessitent le dépouillement de sources sur une très vaste échelle temporelle mais aussi l’ouverture du champ historique à l’histoire contemporaine voire très contemporaine. C’est enfin l’apparition de nouvelles archives qui questionnent l’archiviste, comme les cartes et bandes perforées.

Dans la conception traditionnelle héritée du XIX^e siècle, les archivistes prenaient en charge les documents lorsque le producteur n’en avait plus besoin^[15]. Le temps des papiers de bureaux et celui des archives archivées étaient clairement délimités et séparés. L’augmentation de la production documentaire incite les archivistes à mettre en place un contrôle sur les archives courantes sous peine « de ne recevoir jamais rien, ou de ne recevoir que des épaves^[16] » (Duchein, 1973).

Ce contrôle se traduit par l’introduction d’un nouveau temps de l’archive, celui du pré archivage qui correspond à la gestion des archives pendant l’âge intermédiaire. Ce temps, est décrit par Y. Pérotin comme un temps de « décantation » qui doit permettre de repérer les archives qui ont vocation à être conservées à titre historique. C’est aussi un temps de régulation des archives, qui ne sont plus utiles au quotidien à l’administration mais qui n’ont pas encore acquis leur dimension de source historique :

« il permet aux dossiers de mûrir, il facilite la tâche des archivistes, en rendant possible le maintien d’un ordre dans les archives des bureaux, en permettant d’assurer un archivage relationnel, et en facilitant le triage eu départ entre documents intéressants et documents éliminable^s[17] » (Avezou, 1964).

C’est à cette même époque que les archivistes abandonnent le cadre de classement hérité du XIX^e siècle et inventent un nouveau système de cotation des archives afin de répondre à ce nouvel impératif qui est de collecter et mettre à disposition une masse toujours plus importante de documents. Les archives sont désormais cotées et traitées dès leur arrivée dans le service d’Archives : c’est l’introduction de la cotation en continue et de la série W pour l’ensemble des archives postérieures à 1940. Le cadre de classement construit sur des séries chrono-temporelles supposait en effet d’avoir collecté l’ensemble des documents produits par une entité administrative avant de les classer (on parle pour les séries modernes, de fonds clos).

On assiste donc à une forme de contraction du temps entre la collecte et le traitement des archives, rendue aussi nécessaire par le raccourcissement des délais de communication introduit par la loi de 1979 qui introduit « une obligation de traitement minimum des versements dès leur entrée aux Archives^[18] » (Cleyet-Michaud, 1988).

Ce mouvement de contraction du temps entre les 3 âges des archives n’a fait que se prolonger et s’intensifier depuis, avec le développement du numérique.

Cette accélération touche aujourd’hui la collecte. Traditionnellement, les archives étaient collectées et versées dans un service d’archives patrimonial à la fin de l’âge intermédiaire, c’est-à-dire lorsqu’elles n’avaient plus d’utilité pour leur producteur, après des délais pouvant aller jusqu’à 30 ans… Après un temps nécessaire au mûrissement des archives.

Les stratégies d’archivage mises en place aujourd’hui mettent l’accent sur la nécessité de prendre en charge dans des dispositifs de conservation adaptés, les Systèmes d’archivage électronique (SAE), les archives au plus près de leur création. La raison principale de cette collecte instantanée est liée au risque de ne pas être sûr, dans le temps, de l’authenticité des documents :

« les documents archivés sont de peu de valeur si nous ne pouvons pas être sûrs de leur authenticité, autrement dit qu’il s’agit de sources fiables^[19] » (Duranti, Thibodeau, 2006).

Il faut donc pouvoir fixer le contenu du document et maintenir stable ce contenu, dans le temps.

Les travaux menés par une équipe internationale de chercheurs autour du programme InterPARES^[20] à partir des années 2002, ont permis de mettre en avant que les caractéristiques de fixité et stabilité étaient remplacées, avec le numérique, par la capacité du système à tracer et à conserver la trace de tout changement. D’où la nécessité de collecter/capturer au plus tôt les documents dans un dispositif d’archivage. Pour les objets numériques produits dans des environnements participatifs et dynamiques, leur collecte devient le moment de leur fixation non plus par inscription sur un support mais pas enregistrement dans le dispositif d’archivage.

Dans ces conclusions le projet InterPARES2 met l’accent sur la nécessité d’avoir des stratégies de maintenance et des stratégies de préservation des documents. La maintenance renvoyant aux premières étapes de la chaîne de préservation et la préservation à la capacité de produire des copies authentiques des documents d’archives numériques. Le premier projet InterPARES concluait en effet en 2003 que :

« conserver un document électronique est à proprement parler impossible ; seule la capacité de le reproduire peut être conservée ».

Le numérique bouscule la linéarité du cycle de vie des archives. Les archives ne passent plus par 3 états successifs et bornés mais peuvent être dans des dimensions parallèles parce que perçues selon différentes perspectives. Le raccourcissement des délais de communicabilité des archives et l’Open data sont venus renforcer cette approche multidimensionnelle du cycle de vie des archives.

Les australiens, ont développé une théorie non linéaire du cycle de vie des archives au travers du Records continuum développé dans les années 1990 à l’université Monash par Franck Upward. Ce modèle a été créé pour expliquer :

« les contextes complexes dans lesquels les documents sont créés et gérés à l’ère du numérique et pour présenter les différentes perspectives selon lesquelles les documents peuvent être perçus^[21] » (Frings-Hessami, 2019).

Influencé par les idées sur la structuration du sociologue Anthony Giddens, le Records continuum est structuré autour de quatre dimensions (création, captation, organisation et pluralisation) de archives ; ces quatre dimensions co-existent parce qu’un document peut être perçu de plusieurs manières par les différents utilisateurs, en fonction des temporalités. Le modèle inclut aussi 4 axes (identité, opérationnalité, contenants, évidentialité).

Conclusion

Le numérique a été l’occasion de repenser et d’interroger le cycle de de vie des archives. Ces réflexions ont en commun de ne plus être uniquement centrées sur le document mais sur ses usages. Ces réflexions mettent en avant la nécessité de penser la maintenance des documents.

Notes bibliographiques

[1] Both, A. (2017). Le sens du temps. Paris : Anacharsis.

[2] Farge, A. (1989). Le goût de l’archive. Paris : Le Seuil.

[3] Voir les échanges sur le forum Team Open data : https://teamopendata.org/

[4] Code du patrimoine, article L 211-1

[5] Bachimont, Bruno (2010). Patrimoine et numérique : technique et politique de la mémoire. Bry-sur-Marne : INA

[6] Expression utilisée pour désigner les archives avant la définition réglementaire fixée par la loi sur les archives du 3 janvier 1979 : voir https://www.youtube.com/watch?v=3h-1EhPGQb8&list=PLA4IsVlwsUwXbrfUsQE87tYG6nxjcazCI&index=2

[7] Voir les travaux de Y. Lemay et A. Klein sur les archives et la création artistique : https://papyrus.bib.umontreal.ca/xmlui/handle/1866/11324

[8] Couture C. (1999), Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Québec : presses universitaires du Quebec.

[9] Perotin Y. (1961). L’administration et les « trois âges » des archives. Seine-et-Paris 20,1-4.

[10] Kern, G., Holgado, S. & Cottin, M. (2015). Cinquante nuances de cycle de vie : Quelles évolutions possibles ? Les Cahiers du numérique, vol. 11(2), 37-76. https://www.cairn.info/revue-les-cahiers-du-numerique-2015-2-page-37.htm.

[11] Lemay Y., Klein A. (2014).  Les archives définitives : un début de parcours. Revisiter le cycle de vie et le Records continuum. Archivaria. Repéré https://archivaria.ca/index.php/archivaria/article/view/13484

[12] Perotin Y. (1961). L’administration et les « trois âges » des archives. Seine-et-Paris 20, 1-4.

[13] Voir la formation en ligne proposée par la CNIL, l’Atelier du RGPD https://www.cnil.fr/fr/la-cnil-lance-sa-formation-en-ligne-sur-le-rgpd-ouverte-tous

[14] Duchein M. (1973). La Révolution archivistique. Gazette des archives, N°8, 11-25 DOI https://doi.org/10.3406/gazar.1973.2287https://www.persee.fr/doc/gazar_0016-5522_1973_num_80_1_2287

[15] Décret du 21 juillet 1936 réglementant les versements dans les dépôts d’archives de l’Etat des papiers des ministères et des administrations qui en dépendent

[16] Duchein M. (1973). La Révolution archivistique. Gazette des archives, N°8, 11-25 DOI https://doi.org/10.3406/gazar.1973.2287https://www.persee.fr/doc/gazar_0016-5522_1973_num_80_1_2287

[16] Décret du 21 juillet 1936 réglementant les versements dans les dépôts d’archives de l’Etat des papiers des ministères et des administrations qui en dépendent

[17] Avezou Robert (1964). Synthèse des conclusions des réunions régionales d’archivistes français de 1963 sur le pré-archivage et l’avenir des archives. La Gazette des archives, supplément au n°44, 5-12. DOI https://doi.org/10.3406/gazar.1964.1770

[18] Cleyet-Michaud R. (1988). L’instruction du 31 décembre 1979 sur le traitement des documents des archives départementales postérieurs à 1940. La Gazette des archives, n°141, 88-94.

[19] Duranti L., Thibodeau K (2006). Le concept Le concept de document d’archives dans les environnements interactifs, expérientiels et dynamiques : le point de vue d’InterPARES. (Traduit par C. Nougaret, E. Borgeaud et F. Banat-Berger). Archival Science. Repéré à http://elec.enc.sorbonne.fr/interpares2/annexe2

[20] interpares.org

[21] Frings-Hessami V. (2019). Le records continuum et la tradition archivistique australienne. Archivistes !, n°129.

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